5.- Reuniões da equipe

As reuniões são o procedimento de trabalho por excelência da equipe, onde tem lugar o intercambio de idéias, a comunicação e a convivência da equipe; por isso requer uma preparação e cuidado especial.

A PREPARAÇÃO

Para que a reunião se desenvolva com êxito a chave está em prepara-la adequadamente tendo em conta:

• Que não tenha excesso de reuniões e assim podamos valorar a importância da reunião e prepara-la com tempo suficiente
• Que a reunião seja atraente por sim mesma e incite aos assistentes não só a assistir senão a participar ativamente

Tem três elementos que devem ser tidos em conta na preparação da reunião:
1. O reto: Que motivação superior ou desafio nos leva a fazer esta reunião? (conexão com a missão da equipe)
2. A meta: O que queremos lograr hoje?
3. O plano: Como vamos a desenvolver a reunião (temas, meios e tempos) para alcançar a meta proposta?

É importante elaborar uma convocatória escrita da reunião na que se informe de:
• O reto, a meta e o plano com o ordem do dia, a hora e o local da reunião
• Qual vai ser a função de cada participante e o que devem ter pronto para a reunião
• As normas de desenvolvimento como a pontualidade, desligar os celulares, assim como o compromisso com escutar a todos/as e a colaboração na consecução da meta

Cuidar o entorno da reunião é outro dos elementos que transmitem a importância da mesma e ajudam a criar uma atmosfera positiva; assegurar que as cadeiras sejam comodas, ter agua, café, folhas, colocar as cadeiras em volta da mesa etc, supõe usar esse “olhar de mulher” ao que esta em volta de nos e faze-lo mais grato e eficaz

Respeito ao tempo se vai levar mais de 2 horas é conveniente fazer pausas cada 1,5 horas a fim de poder assegurar a atenção de todos/as os participantes/as

INICIO DA REUNIÃO

Os primeiros momentos são muito importantes para criar um clima de cooperação e romper as tensões dos/as que não se conhecem o podem ter “medo a falar em público”; por isso tem que presentar a todos/as e lembrar o RETO e a META que nos tem levado a esta reunião

No âmbito político é muito útil apelar ao reto que supõe o serviço que prestamos e vincular direitamente os sucessos da reunião com as melhoras á população que possam derivar-se.

Conhecido e aceitado o reto, agora a reunião é verdadeiramente motivadora para os/as participantes, pelo que já podemos entrar no repasso do ordem do dia e do método a seguir

DESENVOLVIMENTO DA REUNIÃO

E= MxC2

A E (Eficacia) da reunião depende do M (Método) mas especialmente do C (comportamento das pessoas que participam)

Um método deve permitir:
• que todos/as se expressem com concisão e sem controvérsias inecessárias
• que se centre no ordem do dia e na procura de soluções
• que exista um formato adequado para lograr consensos (votações, consensos em subgrupos…)
No desenvolvimento eficaz da reunião, o papel do/a moderador/a é fundamental, por isso vamos destacar com maior detalhe suas funções:

•Dinamizar: Incitar aos/as participantes a que se expressem, animar aos/as silenciosos/as, acalar aos que monopolizam o uso da palavra, afrontar os bloqueios do grupo.

•Reformular e clarificar: Utilizar um vocabulário comum ao grupo, ajudar aos/as participantes a compreender-se bem, atuar como um “espelho “, não como um transformador, conseguir a visualização e aprovação do grupo.

•Dirigir e controlar: O tempo dedicado a cada fase u objetivo, o cumprimento do método, os comportamentos dos/as assistentes, a dinâmica do grupo.

Preguntas para a Reflexão

Antes de convocar uma reunião:
Existem outras formas de comunicação distintas á reunião pelas que possamos conseguir este objetivo? (e-mail, telefone, reunião informal…)
É suficientemente motivadora a convocatória e o reto que supõe esta reunião?
Como podemos prepara-la para que alem de cumprir com os objetivos suponha um evento especial?
Durante a apresentação:
Estão todos/as os/as assistentes participando e centrados/as no tema? Está o/a moderador/a dinamizando bem ao grupo?
Está o/a moderadora clarificando e dirigindo para as conclusões?
Anima o/a moderador/a a pôr em prática os acordos?

A TOMA DE DECIÇÕES NA REUNIÃO

A forma em que a equipe tome sus decisões resulta fundamental não só para a eficacia da mesma senão sobre tudo para o compromisso das pessoas com estas.

Têm distintos formatos na toma de decisões a escolher em função da situação e das características da equipe :

Em geral as equipes mais maduras se caracterizam por tomar a maior parte de suas decisões por consenso, de esta forma desarrolham o hábito de buscar soluções de forma conjunta.

ENCERRAMENTO DA REUNIÃO

A reunião fecha-se com a redação e leitura do informe final que deve conter:
•Quais são os resultados alcançados
•Que ações concretas implicam
•Quem é/são os/as responsáveis de cada ação
•Quando vão realizar/finalizar-se
•Onde vão realizar-se
•Quê precisam para realizar-se

É conveniente que o informe seja lido para assegurar a aceptação de todos/as e se reforce especialmente o compromisso de atuar na direção acordada

1. O filme da reunião

O melhor modo de reconhecer nossos acertos e erros é olhar para eles, por isso nada melhor que gravar em vídeo uma reunião tipo da equipe e analisa-la posteriormente em função de cada um dos parâmetros seguintes:

Cada participante na reunião deverá valorar sua percepção da reunião e depois se falara em comum dos resultados, indicando-se as melhoras a introduzir e repetindo a reunião introduzindo as melhoras indicadas, para que todas podamos valorar a diferencia.